Czeka Cię zmiana lokalizacji biura? Być może firma się rozrasta i potrzebujesz większego lub bardziej prestiżowego miejsca do prowadzenia biznesu. Bez względu jednak na to, co jest powodem, oto najważniejsze pytanie: ile kosztuje przeprowadzka biura? Oto co musisz wiedzieć o stawkach i procesie przeprowadzki biur.
Tanie przeprowadzki biur – jak do tego podejść
Nawet stosunkowo tanie przeprowadzki biur wiążą się z wydatkami, bez względu na to, czy robimy to na własną rękę, czy zatrudniamy profesjonalistów. Pierwszym pytaniem, które musisz sobie zadać jest więc to, czy przejść przez przeprowadzkę bez firmy przeprowadzkowej, czy zlecić ją osobom zajmującym się przeprowadzkami. To zależy od:
- jak duże jest Twoje biuro,
- jak dużo rzeczy musisz przenieść,
- jaki rodzaj urządzeń trzeba przenieść – czy jest coś kruchego, cennego lub ponadgabarytowego do transportu,
- ile czasu możesz poświęcić na przeprowadzkę,
- ilu członków zespołu można zaangażować w proces,
- jaka jest odległość między starym a nowym biurem.
Krótko mówiąc: jeśli prowadzisz małe biuro i masz zamiar przenieść kilka biurek, jeden lub dwa komputery i kilka pudełek z dokumentami, może być taniej zrobić to na własną rękę. Ale jeśli czasu jest mało, a biuro jest duże – nie zaoszczędzisz pieniędzy nie zatrudniając profesjonalistów. Będzie wręcz przeciwnie.
Szybka i sprawna przeprowadzka biura wymaga:
- Dobrego planu – kluczowe jest, aby wszystko dokładnie przemyśleć i zawsze wiedzieć, jaki będzie następny krok. Dzięki temu można uniknąć niepotrzebnego chaosu i strat.
- Profesjonalnej ekipy przeprowadzkowej – trzeba pracować z ludźmi, którzy wiedzą, co robić, np. jak pakować delikatne przedmioty czy jak je układać w samochodzie, aby niczego nie uszkodzić.
- Odpowiedniego sprzętu – np. tory do kontroli ładunku lub ręczne wózki paletowe.
Przeprowadzki biura – cena całego przedsięwzięcia
Ile kosztują przeprowadzki biur? Cena i dokładna stawka są ustalane indywidualnie. Jak można się spodziewać, przeprowadzka małego biura, która trwa kilka godzin i wymaga zaangażowania kilku pracowników, jest znacznie tańsza niż przeprowadzka na znacznie większą skalę. Dlatego tak ważne jest, aby przed zawarciem umowy poprosić o oszacowanie kosztów. Czasami dobrze jest porównać oferty kilku podmiotów świadczących usługi przeprowadzkowe, aby wybrać odpowiednią firmę.
Niemniej jednak czynnikami, które mają wpływ na ostateczną cenę są:
- ilość przenoszonych materiałów – im jest ich więcej, tym więcej czasu zajmie przeprowadzającym ich spakowanie, wniesienie i przetransportowanie do nowego miejsca,
- rodzaj sprzętu – o wiele łatwiej (i taniej) jest przenieść laptopy i małe meble niż ogromne kserokopiarki i ponadgabarytowe meble,
- logistykę przeprowadzki – jeśli konieczne jest użycie podnośnika lub innego specjalistycznego sprzętu, koszty wzrastają,
- czas potrzebny na załatwienie sprawy – im dłużej trwa proces, tym droższa staje się przeprowadzka,
- zakres usług – zapłacisz mniej, jeśli firma przeprowadzkowa ma tylko odebrać zapakowane kartony i przetransportować je do nowego miejsca, a więcej, jeśli chcesz, aby profesjonaliści zajęli się wszystkim, co wiąże się z przeprowadzką, jak pakowanie dokumentów, elektroniki i mebli, przechowywanie ich przez cały czas oraz rozpakowanie i zainstalowanie wszystkiego w nowym biurze.
Ponadto, koszt wzrośnie, jeśli odległość między starym a nowym biurem jest duża. W większości przypadków zapłacisz stałą stawkę za kilometr, aby pokryć koszty paliwa i czasu pracy osób przeprowadzających się. Można się też spodziewać, że przeprowadzki biur w Krakowie będą tańsze niż w Paryżu czy Londynie.
Jak przygotować się do przeprowadzki biura?
Jeśli chcesz zaoszczędzić trochę czasu i pieniędzy przed przeprowadzką biura, przygotuj się do tego procesu. Co możesz zrobić, aby było łatwiej i taniej?
- Samodzielnie spakuj dokumenty
Albo poproś o to pracowników, którzy na co dzień mają do czynienia z aktami. Dlaczego jest to takie ważne? Z dwóch powodów: tak jest bezpieczniej. Niektóre dokumenty są poufne i możesz chcieć, aby tak pozostało. Nawet jeśli przeprowadzki są bardzo dyskretne i profesjonalne, niektóre pliki powinny być chronione nawet przed nimi. Po drugie, Twój zespół będzie miał do czynienia z dokumentami w nowym biurze, łatwiej więc będzie im je przeorganizować, jeśli wcześniej zostaną odpowiednio uporządkowane.
Jak przygotować dokumenty do przeprowadzki? Włóż je do specjalnych kartonów i opatrz każdy z nich etykietą. Możesz użyć markera, aby napisać, co zawiera każde pudło. A żeby mieć pewność, że akta są chronione, owiń pudełka folią – zapobiegnie to ich zamoczeniu.
- Odłącz wszystkie urządzenia
Dotyczy to drukarek, kserokopiarek, serwerów, routerów itp. Jeśli możesz, sam wynieś lekką i „mobilną” elektronikę do transportu. Łatwo to zrobić z laptopami, tabletami i mniejszymi akcesoriami.
- Oznacz sprzęt
Możesz umieścić karteczki post-it na krzesłach, biurkach i innych urządzeniach tak, aby po przeprowadzce trafiły na właściwe miejsca.
Zgłoś się po dokładną wycenę do Master Moving. Gwarantujemy, że zaproponowana oferta będzie skrojona idealnie wedle Twoich potrzeb!